Intercambio documental

Cada día son más las aplicaciones web que son utilizadas en el día a día por las empresas contratantes para realizar el intercambio documental relacionado con la Coordinación de Actividades Empresariales con sus contratas.

En la actualidad existen más de 40 aplicaciones de gestión CAE del sector, y el enfoque de todas ellas se basa en una perspectiva vertical de Contratante hacía contratado, donde las funcionalidades responden a las necesidades del primero.

 

 

INTERCAMBIO DOCUMENTAL

Hay que considerar que a día de hoy, el intercambio documental es prácticamente la única manera de garantizar el cumplimiento legal en materia de CAE, pero sólo papeles. Insuficiente. Las capacidades tecnológicas de estas aplicaciones deberían llegar hasta el punto de poder conocer las concurrencias, compartir riesgos de terceros y planificaciones de los trabajos a realizar, cuando menos, para salvaguardar la salud de los trabajadores de contratas.

Más allá de la particularidad que puede entrañar el uso de cada software, existe además otra variable importante que es la interpretación de la legislación a aplicar. Este hecho, conlleva que las empresas que deben depositar la documentación, se sientan vulnerables y desconcertadas ante el dispar criterio de cada uno de sus clientes.

En esta realidad y cuando los recursos propios de cualquier organización se ven absorbidos por la ardua tarea de actualizar trabajadores, subcontratas y la correspondiente documentación, surgen problemas en la gestión interna.


En esta realidad y cuando los recursos propios

de cualquier organización se ven absorbidos…

surgen problemas en la gestión interna.

 

El principal objetivo de cualquier empresa es que su actividad central, nuclear, aquella que le diferencia de su competencia, no se vea afectada por tareas colaterales del servicio. Y en este punto, es donde reflexionar sobre externalización de parte del servicio a través de un facility puede permitir oxigenar la maquinaria de la organización. La selección del outsourcing, debe ofrecer además del proceso administrativo de actualización documental, conocimiento y experiencia a la hora de resolver incidencias con clientes.

Las ventajas que la externalización de la CAE nos aporta son:

  • Reducción y control de costos en tareas indirectas del trabajo contratado.
  • Mejora la imagen de la compañía al evitar accesos denegados de los trabajadores.
  • Liberación de recursos internos para fines naturales del puesto de trabajo.
  • Racionalización o aumento de la eficiencia de las funciones que requieren mucho tiempo.
  • Maximización de uso de recursos externos al poder ampliar volumen de carga de trabajo fácilmente.
  • Compartir riesgos con la empresa asociada, es decir, visión de partner.
  • Una aplicación con un panel de gestión para controlar los procesos externalizados.

FACILITY CAE

Para afinar la selección se deben analizar los procedimientos del servicio que propone el Facility CAE. Escalado del servicio pactado, identificación y resolución de incidencias y reuniones operativas para abordar el funcionamiento del contrato de externalización en la práctica.

Se estima que en España, a finales de 2018, las empresas externalizarán servicios a través de facility por un importe de 32.240 millones de euros. ¿Te has planteado alguna vez recurrir al outsourcing para mejorar algunos de los procesos de tu empresa?

Íñigo Cantera

Consultor Especializado en Gestión web de Coordinación Actividades Empresariales

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