La gestión documental de la coordinación de actividades empresariales ha sido cuestionada por muchos técnicos de prevención por considerarla un trámite excesivamente burocratizado que exige importantes recursos, substrayendo parte de estos a otras actividades preventivas consideradas más efectivas en el orden práctico.

Necesidad de documentar la CAE

El Real Decreto 171/2004 que desarrolla el artículo 24 sobre Coordinación de Actividades Empresariales de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, enumera en su artículo 11 una lista no exhaustiva de medios de coordinación. No hace mención en ninguno de ellos a la necesidad de plasmar documentalmente la gestión de la CAE, por lo que la gestión documental no sería en sí misma un medio de coordinación de actividades empresariales. Pero sí es complementaria a cada uno de esos medios.

Medios de coordinación

  • Si hacemos un intercambio de información y comunicaciones entre las empresas concurrentes tendremos que documentar el contenido, así como el flujo de información que se derive del intercambio.
  • Si celebramos reuniones periódicas de coordinación entre las empresas concurrentes tendremos que saber qué se ha tratado en cada una de ellas a través de las correspondientes actas.
  • Si se opta como medio de coordinación por las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los delegados de prevención; deberemos documentar el contenido de dichas reuniones.
  • Si optamos por la impartición de instrucciones se deberá documentar el contenido de las mismas.
  • Si el medio de coordinación que adoptamos es el establecimiento de protocolos de actuación o conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes en el centro de trabajo, estos deberán ser conocidos y difundidos a través de los oportunos registros.
  • Si el medio de coordinación adoptado es la presencia de recursos preventivos tendremos que documentar en qué momentos deben actuar estos recursos y la designación de los mismos.
  • Por último, si escogemos como medio de coordinación la designación de una o más personas encargadas de la coordinación de actividades empresariales, al menos deberá quedar constancia documental del nombramiento y aceptación de estas personas.

Gestión documental necesaria ¿Por qué?

Todos estos medios de coordinación enumerados por el Real Decreto 171/2004 deben estar soportados en documentos, por lo que la gestión documental es absolutamente necesaria.

Esta afirmación tiene base en tres argumentos:

  1. Las obligaciones en materia de gestión documental vienen exigidas por normas de calidad o por la especificación OHSAS 18001

Este argumento se basa en los sistemas de gestión de los que quiera dotarse cada empresa voluntariamente. Ahora bien, toda empresa que quiera cumplir con los estándares de la norma OHSAS 18001/2007, que contempla el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el trabajo, deberá establecer procedimientos de gestión documental de los registros que resulten del sistema.

Este estándar exige la gestión de los registros, entendiendo como tal un documento que proporciona evidencias de las actividades desempeñadas. En concreto, en su punto 4.5.4, se establece que la organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Por tanto, quien voluntariamente se dote de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo deberá documentar a través de registros el cumplimiento del sistema, y dentro de este sistema se deberá incluir el procedimiento de coordinación de actividades empresariales.

  1. Un segundo argumento vendría determinado por la necesidad de probar que se ha cumplido con lo establecido en la normativa de coordinación de actividades empresariales en caso de conflicto.

Este argumento se basa en el peso específico de la documentación a la hora de acreditar aquellos supuestos en los que interviene la inspección de trabajo o los tribunales de justicia.

El artículo 96 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social (Ley 36/2011) establece en su número 2:

En los procesos sobre responsabilidades derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales corresponderá a los deudores de seguridad y a los concurrentes en la producción del resultado lesivo probar la adopción de las medidas necesarias para prevenir o evitar el riesgo, así como cualquier factor excluyente o minorador de su responsabilidad. No podrá apreciarse como elemento exonerador de la responsabilidad la culpa no temeraria del trabajador ni la que responda al ejercicio habitual del trabajo o a la confianza que éste inspira.

El artículo establece que corresponde a la empresa probar la adopción de las medidas necesarias para prevenir o evitar el riesgo. Las medidas previstas para ello están recogidas en el Real Decreto 171/2004 en materia de coordinación de actividades empresariales.

Tanto las empresas principales y titulares del centro de trabajo – deudores de seguridad -, como las empresas concurrentes en el mismo – concurrentes en la producción de daño -, tienen la obligación de probar que han adoptado todas las medidas necesarias para evitar los daños que se pudieran producir.

Nuestro derecho admite muchos medios, como la prueba testifical o la pericial – entre otras – además de la prueba documental. Pero esta tiene un gran alcance dentro del proceso y posibilita una gestión previa por parte de la empresa que no es posible con otros medios de prueba.

En atención a esta obligación de prueba que pesa sobre la empresa es necesario que dicha prueba se articule a través de un registro documental de las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales en general, y de coordinación de actividades empresariales en particular, de tal forma que en situaciones litigiosas se pueda probar la actividad conforme a la normativa de la empresa.

  1. Un tercer argumento es de carácter legal, dado que la legislación en ciertos supuestos exige que el cumplimiento de las obligaciones legales se documente.

El propio Real Decreto 171/2004 establece en qué momentos se exige documentar los procesos de coordinación de actividades empresariales.

En su artículo 3 establece el deber de cooperación de las empresas que concurran en un mismo centro de trabajo, y una de las obligaciones es informar al resto de las empresas concurrentes de los riesgos específicos de su actividad que puedan afectar a los trabajadores de estas empresas. Esta información se deberá facilitar por escrito cuando alguna de estas empresas genere riesgos que puedan considerarse graves o muy graves.

Por su parte, los artículos 7 y 8, en el caso de concurrencia de empresas en el centro de trabajo de una empresa titular, establece la obligación de esta última de informar y dar instrucciones a las primeras. Esta información deberá darse por escrito en caso de existan riesgos graves o muy graves.

Por tanto, siempre que las empresas concurrentes puedan generar riesgos graves o muy graves que puedan afectar a la salud e integridad física de los trabajadores del resto de empresas en coordinación, se deberán dejar documentadas las obligaciones de información en todos los casos y las instrucciones en el caso de la empresa titular.

Pero, ¿cómo saber cuándo estamos ante un riesgo grave o muy grave? El artículo 4 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales define riesgo “grave e inminente” aquel que puede suponer un daño grave para la salud de los trabajadores.

El mismo artículo establece en el número 2 que para calificar un riesgo desde el punto de vista de su gravedad, se valorarán conjuntamente la probabilidad de que se produzca el daño y la severidad del mismo.

La calificación y valoración de los riesgos se realiza mediante la evaluación de riesgos por lo que para la calificación de la gravedad del riesgo habrá que conocer el resultado de la misma. De esta forma, se deberá realizar una evaluación específica de riesgos de la actividad a desarrollar por cada una de las empresas concurrentes en el centro de trabajo. Y en la medida que estas contengan riesgos que por su probabilidad y severidad puedan considerarse como graves o muy graves, las obligaciones de información – empresas concurrentes – y la de impartir instrucciones – empresa titular – se deberán realizar por escrito.

En el caso de que en un centro de trabajo exista un empresario principal – empresario que contrata o subcontrata la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y en su propio centro de trabajo – deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas.

Esto supone que, previo al inicio de la actividad, debe solicitar la acreditación escrita de que las contratas y subcontratas han realizado la evaluación de riesgos específica para la actividad para la que han sido contratadas, así como la planificación de la actividad preventiva.

También deberá exigir la justificación por escrito a las contratas y subcontratas de que han cumplido con la obligación de información y formación para con sus trabajadores con respecto a los riesgos existentes en los trabajos contratados por la empresa principal.

La norma no sólo exige que en los supuestos comentados exista un registro documental, sino que además, de acuerdo con la disposición adicional segunda del Real Decreto 171/2004; la información que se deba formalizar por escrito formará parte de la documentación a la que se refiere el artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Por tanto, se deberá tener a disposición de la autoridad laboral durante el plazo máximo de cinco años, que es el plazo legal de prescripción de las infracciones muy graves.

Por último, la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece en su artículo 16 que las empresas deberán dotarse de un plan de prevención de la empresa en el que deberán establecerse los procedimientos y procesos de gestión (integrados en el sistema general de gestión de la empresa) y dentro de estos procedimientos se deberá documentar el procedimiento de gestión de la coordinación de actividades empresariales.

En conclusión, la coordinación de actividades empresariales debe estar documentada de tal forma que los registros que genere el sistema puedan demostrar la evidencia del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la normativa.

Iñigo Martínez Sola

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