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La descentralización productiva ha hecho que la actividad de empresas contratadas para la prestación de servicios tengan una gran influencia dentro de los procesos de las propias organizaciones.

También lo tienen en sus resultados, es por ello, que los procesos de selección de contratas, la evaluación de sus competencias y el cumplimiento por éstas, tanto de la normativa legal como las normas internas de las que se doten las organizaciones,  se ha convertido en una necesidad para garantizar su éxito.

De esta forma las diferentes normas ISO contemplan expresamente la necesidad por parte de las organizaciones de establecer procesos de control y seguimiento de la actividad de las contratas.

La norma ISO 9001:2015 establece que se deberá controlar que las empresas externas cumplen sus especificaciones cuando:

  • Los productos y servicios son proporcionados por proveedores externos para su incorporación en los productos y servicios propios de la organización
  • Los productos y servicios son proporcionados directamente al cliente por los proveedores externos, en nombre de la organización
  • Un proceso o parte de un proceso es proporcionado por un proveedor externo, como resultado de una decisión de la organización de externalizar un proceso o función.

En estos casos la organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y re-valuación de los proveedores externos, con base en su capacidad para suministrar procesos, productos y/o servicios, de acuerdo con los requisitos especificados.

“… la organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y re-valuación de los proveedores externos…”

El control de los contratistas tampoco es ajeno a la norma ISO 14001:2015 . Ésta establece que todos los procesos contratados de forma externa tienen que ser controlados por la organización y tiene que quedar definidos dentro del Sistema de Gestión Ambiental de tal modo que quede especificado el grado de control que se ha de aplicar a los diferentes procesos contratados de manera externa.

La ISO 19600 Sistema de gestión de compliance en su punto 8.3 contempla los procesos de externalización y establece que estos deben ser controlados  y se debe realizar un seguimiento sobre los mismos.

Deja claro la norma que la externalización de las operaciones de una organización no le libera de sus obligaciones legales. Sus responsabilidades de compliance deben extenderse a aquellas y solicitar a la empresa a la que se le haya externalizado alguna de las actividades de la organización que cumpla con sus estándares y compromisos de compliance, asegurándose que estos no son rebajados.

La organización debe tener en cuenta los riesgos compliance relacionados con los procesos externalizados y establecer controles sobre los contratistas para asegurarse que cumplen con sus requisitos y con los contenidos del contrato de forma eficaz.

También en el borrador de la ISO 45001, Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se contempla expresamente la relación con los contratistas. En su punto 8.5 establece cuales son  los procesos que se deben implantar en la organización.

Contempla varios supuestos de relaciones entre la organización y los contratistas. En todos ellos de deberán establecer los procesos para identificar y comunicar los peligros y para evaluar y controlar los riesgos.

Los supuestos que pueden ser fuentes riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores son:

  • Las actividades y operaciones de los trabajadores de los contratistas para los trabajadores de la organización.
  • Las actividades y operaciones de la organización para los trabajadores de los contratistas.
  • Las actividades  y operaciones de los contratistas para otras partes interesadas en el lugar del trabajo.
  • Las actividades y operaciones de los contratistas para los trabajadores de los contratistas

Estos procesos de identificación y comunicación de riesgos ya vienen recogidas en el Real Decreto 171/2004 , por el que se desarrolla el artículo 24 de la ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, de coordinación de actividades empresariales. Así como, la obligación de las contratas de incluir estos riesgos en su evaluación de riesgos para evaluarlos y establecer las medidas correctoras adecuadas, para su control.

Además, la norma establece que se deben establecer los procesos para asegurar que los contratistas y sus trabajadores cumplen con los requisitos del Sistema de Seguridad y Salud de la organización, a través de sistemas de seguimiento y control de la actividad de los contratistas y sus trabajadores.

Por último, establece la necesidad de que los procesos establezcan los criterios de seguridad y salud en el trabajo que deben cumplir las contratas de tal forma que su cumplimiento debe ser condición previa para su homologación y su incumplimiento motivo para que el contratista no pueda acceder a nuevas contrataciones.

“… todas las normas ISO comentadas contemplan la necesidad de establecer procesos de control de la actividad de las empresas contratistas..”

En conclusión vemos que todas las normas ISO comentadas contemplan la necesidad de establecer procesos de control de la actividad de las empresas contratistas de tal forma que se pueda garantizar que cumplen con los requisitos de sus sistemas de gestión.

Estos procedimientos deben contemplar con carácter previo a la contratación que los contratistas cumplen con los requisitos del sistema a través de un proceso de homologación y posteriormente un sistema de control del cumplimiento del sistema y del desempeño y una reevaluación en base a los resultados.

Estos procesos de adecuación de los contratistas a los diferentes sistemas tienen que estar documentados.

En este orden de cosas e-coordina se presenta como una herramienta especialmente eficiente para la gestión y control documental de los requisitos, incluido el del cumplimiento normativo (compliance) no solo para la coordinación de actividades empresariales, sino para el resto de requisitos que contemplan el conjunto de normas ISO.

Íñigo Martínez Sola

Abogado y Técnico Superior de Prevención de Riesgos Laborales en las tres especialidades. CEO y propietario de e-coordina, empresa especializada en la gestión de la coordinación de actividades empresariales y de la prevención de riesgos laborales a través de soluciones TIC,s.

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